| 索引号： | 467540473/2014-0264 | 文号： | 通档发〔2014〕34号 |
| 信息来源： | 57365com | 生成日期： | 2014年12月18日 |
| 生效日期： | 有效性： | 有效 | |
| 名称： | 关于档案管理系统升级及开展电子文件归档与管理工作的通知 | ||
| 主题： | 附件： | ||
市各有关单位：
为更好地贯彻落实市委办、市政府办联合印发的《关于加快推进档案信息化建设的意见》（通办发﹝2014﹞45号）精神，全面提升全市档案信息化建设水平，经市信息化领导小组同意，市档案局设计开发了南通市电子文件综合管理系统。该系统包括数字档案馆系统、数字档案室系统和现行文件中心三个子系统。其中数字档案室系统为当前各单位所使用的单机版档案管理系统的升级版，运行在市电子政务内网上，与市信息中心统建的大OA系统和公文交换平台实现了无缝链接，可实现OA系统中产生的电子文件的在线归档，电子档案的安全保管和网络化利用等功能。各单位只需开通市电子政务内网接口，配置一台电脑就可以使用该系统，软、硬件系统由市档案局统一维护与管理。为做好档案管理系统的升级工作，加强电子文件的归档与管理，现将有关事项通知如下：
1、凡列入市档案馆进馆范围的机关、企事业单位（详见《南通市委办公室、市政府办公室关于印发<南通市档案馆收集档案范围实施细则>的通知》，通办发﹝2014﹞30号）都可以免费升级到数字档案室系统。具体解决方案如下：（1）使用市信息中心统建的大OA系统或公文交换平台的单位，直接将原档案管理系统升级为数字档案室系统；（2）自建OA系统，但没有与档案管理系统对接实现电子文件在线归档的单位，我局提供一个xml格式的接口文档，各单位对自建的OA系统进行二次开发，将应归档电子文件打包导入升级后的数字档案室系统；（3）自建OA系统并与档案管理系统对接实现了电子文件在线归档的单位，可暂时不升级到数字档案室系统，但所使用的档案管理系统须符合国家档案局规定的档案管理软件功能要求和省、市的相关档案业务标准，确保电子数据符合进馆要求。市档案局将组织人员协助各单位进行数字档案室系统的升级工作，并组织开展培训、进行历史数据迁移等相关工作，整个升级工作于2015年6月30日前完成，请各单位将《数字档案室系统安装需求调查表》（见附件）及时填写好上报我局，便于我局安排安装时间。
2、现行文件中心系统运行于市电子政务内网上，主要实现公开政务信息的上报、查询利用等功能。凡是需要向政府信息公开点（市政务中心档案局窗口）上报政府公开信息的单位，可通过市级统建的大OA系统或公文交换平台直接将政府公开信息的电子文件上传至现行文件中心。现行文件中心的查询系统与市电子政务内网门户进行了集成，政务内网内的所有用户都可以直接查找现行文件中心公开的政府信息。
3、现阶段，文书类电子文件的收集、归档工作参照纸质文件材料收集归档的要求执行，且与纸质文书档案实行“双套制”的管理模式，即：对保管期限为永久和30年的归档电子文件，应同时生成纸质文件进行归档整理；对没有原生电子文件的纸质归档文件应进行数字化转换，保存其数字化副本。归档电子文件以与其内容相一致的纸质归档文件的档号为电子文件名（通过数字档案室系统整理归档的电子文件，包括原生电子文件和上传的数字化副本都可以自动更名），文书类归档电子文件的格式为PDF、CEB或TIFF。从2015年起，各单位应将电子与纸质档案文件材料的归档工作同布置、同落实、同检查，市档案局在做好业务指导的同时，将不定期地开展督查工作。
4、凡是列入进馆范围且不涉及国家秘密的室藏纸质档案都应进行数字化，并上传至数字档案室系统。数字化过程中应严格按以下要求进行：（1）严格执行《纸质档案全文数字化工作要求》（通档发﹝2013﹞99号），确保全市电子数据规范、格式统一，便于资源共享；（2）将数字化工作与档案实体、电子目录的规范性检查相结合，进一步完善档案实体整理和电子目录著录的质量，确保档案实体与电子目录一一对应，归档文件目录中的全宗号、年度、保管期限、件号、题名、责任者、成文日期、载体数量为必填项，如文件的责任者、成文日期确实无法考证的，“责任者”字段录入“[不详]”、“成文日期”字段录入“00000000”，涉密文件必须在“密级”字段中明确标注保密等级；（3）严把数字化图像文件的质量，不得有明显的污迹、偏斜和失真，大幅面文件采用小幅面扫描后要进行图像的拼接处理；（4）确保档案实体和档案信息的安全与完整，坚决杜绝数字化过程中信息丢失、外泄和秘密泄露等事件的发生。
5、开展数字档案室等级评估工作。各单位要以数字档案室系统的开通运行为契机，按照江苏省地方标准《数字档案馆建设规程》（DB32/T1892-2011）附录F《数字档案室评估细则》的要求，进一步加强档案信息化建设的组织领导，完善档案信息化建设的各项规章制度，不断丰富数字信息资源，充分利用数字信息为单位的各项职能工作服务，加快推进数字档案室建设进程。条件成熟的单位可根据《江苏省数字档案室等级评估办法》（苏档规发﹝2012﹞2号）的要求，积极申报数字档案室的等级评估工作。
附件：数字档案室系统安装需求调查表
联系人：陈桂萍 李建国
联系电话：85216631
传真：85099677
电子邮箱：mouse1969@163.com
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2014年12月16日